Señales de que tu programa se te ha quedado corto
No hace falta que nada falle. Normalmente son síntomas pequeños que se acumulan:
- Llevas cosas importantes en hojas de cálculo paralelas.
- Hay información que solo sabe una persona del equipo.
- Alguien dedica horas al mes a copiar datos de un sitio a otro.
- El programa no entiende algo que haces todos los días, como el domicilio o los grupos.
- Para una pregunta sencilla —cuántas altas hubo en mayo— hay que montar un informe.
Si reconoces tres o más, el coste de no cambiar probablemente ya es mayor que el de cambiar.
Nueve preguntas antes de firmar
Pregúntalas todas y pide las respuestas por escrito. Un proveedor serio no tiene problema en dártelas.
- ¿Quién hace la migración de mis datos y cuánto cuesta?
- ¿Qué información concreta se puede traer y cuál no?
- ¿Puedo exportar todos mis datos si algún día me voy, y en qué formato?
- ¿Dónde se guardan los datos y quién es responsable de qué?
- ¿Está incluida la formación del equipo? ¿Y la de la gente que entre después?
- ¿Hay permanencia? ¿Cuál es el preaviso de baja?
- ¿Qué pasa con el precio si crece mi equipo?
- ¿Quién me atiende cuando algo falla un martes a las nueve de la mañana?
- ¿Cada cuánto se hacen copias de seguridad?
La más importante
La tercera. Un proveedor que no te deja claro cómo recuperar tu información el día que te vayas te está diciendo algo sobre cómo te va a tratar mientras te quedes.
Qué datos tienes que poder llevarte
Como mínimo, estos cuatro bloques:
- Pacientes, con sus datos de contacto, familiares y pagadores.
- Historial clínico, aunque sea en forma de documentos.
- Bonos activos, con las sesiones ya consumidas.
- Citas futuras, para no tener que llamar a nadie el lunes siguiente.
Lo de los bonos se olvida siempre y es lo que más problemas da. Si llegas al día del cambio sin saber cuántas sesiones le quedan a cada paciente, vas a pasar un mes incómodo.
Aprovecha para limpiar
Una migración es la única ocasión en la que alguien mira todos los datos de la clínica de una vez. Aprovéchala.
- Fusiona los pacientes duplicados, que siempre los hay.
- Marca como inactivos a los que no vienen desde hace años.
- Unifica nombres de servicios: «Fisio 45», «Fisioterapia 45 min» y «FISIO45» son lo mismo.
- Revisa los teléfonos repetidos, que suelen ser familias enteras.
Media jornada de limpieza ahorra mucha confusión después.
El mejor día para cambiar
Hay dos escuelas y las dos funcionan:
- Principio de mes. Facilita el cierre contable: un mes entero en cada sistema, sin mezclas.
- Después de un puente o de cierre vacacional. Hay menos citas los primeros días y el equipo se maneja con más calma.
Lo que no funciona es cambiar un lunes de temporada alta a primera hora. Y conviene hacer la última carga de datos el día anterior, para que no se quede ninguna cita por el camino.
Cómo se lo cuentas al equipo
La resistencia al cambio no suele ser pereza: es miedo a quedar mal delante de un paciente por no saber usar el programa nuevo.
Tres cosas ayudan:
- Explicar qué problema concreto resuelve el cambio para cada puesto. No lo que gana la clínica: lo que gana esa persona.
- Formar por separado a recepción y a los profesionales. Necesitan cosas distintas.
- Dejar claro a quién preguntar los primeros días.
Las dos primeras semanas
Da por hecho que irás algo más lento al principio. Es normal y dura poco. Para que dure menos:
- No intentes usar todas las funciones el primer día. Agenda y fichas primero; facturación, indicadores y automatizaciones después.
- Apunta en una lista lo que no sabes hacer y pregúntalo todo junto en una llamada.
- No mantengas el sistema viejo «por si acaso» más de lo imprescindible. Trabajar con dos agendas a la vez es la forma más rápida de que algo se pierda.
En pacienta, el traspaso de datos lo hacemos nosotros: tarda entre 30 y 60 días y se presupuesta aparte, con precio cerrado antes de empezar. Aquí está el proceso, paso a paso, y en precios puedes ver qué entra y qué no.