1. Ocupación por profesional y por sala
Qué porcentaje de las horas disponibles se ha llenado. Es el número más útil de todos porque explica muchos de los demás.
Mídelo por persona y por espacio, no solo en global. Un 80 % de media puede esconder a una profesional al 95 % que está al límite y a otro al 55 % que necesita que le manden pacientes.
Si trabajas a domicilio, cuenta también el tiempo de carretera dentro de las horas ocupadas. Si no, el dato dirá que hay hueco donde no lo hay.
2. Retención
De los pacientes que empezaron un tratamiento, cuántos siguen viniendo pasadas unas semanas.
Es el indicador que más dice sobre la calidad percibida y el que más se ignora, porque el abandono no hace ruido: nadie llama para decir que no vuelve.
Ganar un paciente nuevo cuesta mucho más esfuerzo que conservar uno que ya confía en ti.
Una forma sencilla de mirarlo: cuántos pacientes atendidos hace dos meses han vuelto en las últimas cuatro semanas. Si el número baja mes a mes, hay algo que arreglar antes de gastar un euro en publicidad.
3. Pacientes nuevos
Cuántas personas han empezado tratamiento este mes y, muy importante, de dónde vienen: recomendación, búsqueda en internet, redes, mutua o paso por la puerta.
Sin el origen, el número no sirve para decidir nada. Con el origen, sabes dónde merece la pena poner esfuerzo y dónde no.
4. Cancelaciones y ausencias
Son dos cosas distintas y conviene separarlas:
- Cancelación con aviso. Molesta, pero deja margen para recolocar el hueco.
- Ausencia sin avisar. Es pura pérdida: hora, sala y oportunidad.
Mira las dos por separado y por profesional. Si una franja concreta concentra las ausencias —la última hora de la tarde, por ejemplo— quizá el problema no sean los pacientes, sino el horario.
5. Rentabilidad por tratamiento
No todos los servicios dejan lo mismo, y la intuición falla bastante. Un servicio caro que ocupa una sala grande y hora y media puede dejar menos que tres sesiones cortas.
Para una estimación suficiente, por cada tipo de servicio cruza:
- Lo que se cobra.
- El tiempo que ocupa, incluido el de preparación y el de desplazamiento.
- El coste del profesional que lo da.
- El material que consume, si lo hay.
El caso del domicilio
Es el servicio donde más se equivoca la intuición, porque el tiempo de carretera no aparece en ninguna parte. Hasta que no se cuenta, parece más rentable de lo que es.
6. Previsión frente a real
Cuánto esperabas ingresar este mes —por bonos vendidos, membresías activas y citas ya dadas— y cuánto ha entrado de verdad.
La diferencia entre las dos cifras es el mejor termómetro que existe. Si se repite mes tras mes, el problema no es puntual: o los cobros se escapan, o las sesiones no se están dando.
Cómo convertirlo en rutina
Lo que no está en el calendario no se hace. Pon una cita contigo mismo el primer lunes de cada mes, veinte minutos, y mira solo estas seis cifras.
- Anota cada número y la diferencia con el mes anterior.
- Elige uno para trabajar ese mes. Solo uno.
- Al mes siguiente, comprueba si se ha movido.
Intentar mejorar seis cosas a la vez acaba en no mejorar ninguna. Elegir una y sostenerla treinta días funciona mucho mejor.
En pacienta estos indicadores salen solos de lo que ya haces cada día, y se exportan a Excel y a PDF. Los tienes en el bloque de equipo y rendimiento. Si el que más te preocupa es el de ausencias, empieza por este artículo.