El problema invisible: la hora que no factura nadie
Una agenda de consulta solo tiene que saber de horas: a las nueve viene uno, a las diez viene otro. En domicilio hay una variable más que casi nunca se apunta en ningún sitio: lo que se tarda en ir de una casa a la siguiente.
Esa variable no aparece en la agenda, no se factura y no se ve en ningún informe. Pero se paga: en gasolina, en desgaste del coche y, sobre todo, en horas de un profesional que podría estar tratando a alguien.
Haz la prueba un día: apunta la hora a la que sales de cada domicilio y la hora a la que entras en el siguiente. La suma suele asustar.
Divide el territorio en zonas
Es la medida que más efecto tiene y la más barata de implantar. Coge un mapa de tu área de trabajo y divídelo en tres, cuatro o cinco zonas por código postal o por municipio.
Dos reglas para que funcione:
- Que sean de verdad cercanas por dentro. No sirve de nada una zona enorme en la que cruzarla lleva cuarenta minutos.
- Que cada paciente tenga la suya desde el alta. Si la zona hay que mirarla en Google cada vez que llaman, nadie la va a mirar.
Asigna zonas a días, no a personas sueltas
El error habitual es repartir las visitas por profesional y dejar que cada uno se organice. Funciona con dos personas y se rompe con cuatro.
Lo que mejor aguanta el crecimiento es asignar zonas a días:
Zona norte, martes y jueves por la mañana. Zona centro, lunes, miércoles y viernes. Zona sur, martes y jueves por la tarde.
A partir de ahí, cuando llama alguien de la zona norte, recepción sabe inmediatamente qué ofrecerle. Se acabó el «te llamo luego que lo miro». Y los desplazamientos se agrupan solos.
El efecto secundario es importante: los pacientes de una misma zona se acostumbran a sus días y dejan de pedir horas imposibles.
Pon margen entre visitas, pero no de más
Mucha gente resuelve el problema del trayecto dejando una hora entre visita y visita. Es seguro, pero es carísimo: estás regalando una hora de agenda cada dos pacientes.
Lo razonable es que el margen sea el del trayecto real más un pequeño colchón. Entre dos domicilios de la misma calle, diez minutos. Entre dos pueblos, treinta y cinco.
Esto solo se puede hacer bien si el margen lo calcula el sistema. A ojo, acabas poniendo siempre el mismo número, y ese número está mal casi todas las veces.
Un tope de horas por profesional
En domicilio, la jornada se alarga sin que nadie se dé cuenta. Seis sesiones de cuarenta y cinco minutos parecen cuatro horas y media de trabajo. Con los desplazamientos, pueden ser siete horas y media de jornada.
Por eso conviene fijar un máximo de horas al día por persona contando sesión más carretera, y que el sistema avise antes de pasarse, no al final de mes cuando ya se ha pasado.
Esto no es solo una cuestión de costes: es la diferencia entre un equipo que dura y un equipo que se quema en año y medio.
Calcula el coste real de un kilómetro
Casi ninguna clínica sabe lo que le cuesta un kilómetro. Y sin ese dato es imposible saber si el domicilio es rentable o si lo estás subvencionando con la consulta.
Para hacer una estimación sencilla, suma lo que te cuesta el coche al año:
- Combustible o electricidad.
- Seguro e impuestos.
- Mantenimiento y neumáticos.
- La parte proporcional de lo que vale el coche.
Divide esa cifra entre los kilómetros que haces al año y tendrás tu coste por kilómetro. Si además le sumas el valor de la hora del profesional dedicada a conducir, tienes el coste real de cada desplazamiento.
El dato que cambia las decisiones
Con el coste por kilómetro delante, las conversaciones cambian. Ya no se discute si merece la pena ir a un pueblo a veinticinco kilómetros: se calcula.
Y entonces, revisa el precio
Cuando tengas el coste por desplazamiento, mira tu tarifa de domicilio. Mucha gente cobra un suplemento fijo que decidió hace años y que ya no cubre nada.
Hay tres formas razonables de hacerlo, y ninguna es mejor que las otras:
- Suplemento por zona. Sencillo de entender para el paciente y fácil de aplicar en recepción.
- Precio cerrado mayor que en consulta. Más limpio, pero penaliza a los pacientes que viven cerca.
- Mínimo de sesiones por desplazamiento. Útil cuando la zona es muy dispersa: se va a ese pueblo solo si hay dos o tres visitas.
Lo importante no es cuál elijas, sino que la elijas con los números delante y no por lo que hace la clínica de al lado.
En pacienta, las zonas, los tiempos de trayecto, el tope de horas y el coste por kilómetro están dentro de la propia agenda. Aquí está explicado, y si tu clínica vive del domicilio, mira también la página de fisioterapia a domicilio.